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Ein Blick hinter die Kulissen der digitalen Informationsveranstaltungen

Wie funktioniert das eigentlich, so eine vollständig virtualisierte und digitalisierte Informationsveranstaltung zu organisieren und abzuhalten? Stellt man sich einfach vor die Kamera und plappert drauf los? Eines steht fest, ganz so einfach ist es nicht.

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Neben Andrea Thiel, Axel Puttkammer und Cindy Schemmel, unserem Fulda-Main-Team vor der Kamera, gibt es auch noch viele weitere helfende und organisierende Hände im Hintergrund. Um die Tücken digitaler Veranstaltungen auf ein Minimum zu reduzieren und Ihnen damit die beste Ausgangslage für eine barrierefreie Kommunikation mit uns zu liefern, sorgen vier Techniker, bestehend aus einem Koordinator, einem Toningenieur und zwei Kameramännern, mittels eines beeindruckend großen Equipments für eine problemlos Übertragung in höchstmöglicher Qualität.

Auch wenn wir lieber persönlich in die verschiedenen Regionen gekommen wären, um die zweite Infokaskade in Form der ursprünglich geplanten Präsenzveranstaltungen und Infomärkte abzuhalten, sehen wir trotz allem die Vorteile einer nun virtuell stattfindenden Infokaskade. 

Bei dieser neuen Art der Kommunikation steht es für uns im Vordergrund, alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen bestmöglich abzuholen und am Beteiligungsprozess teilhaben zu lassen. Hierfür bedarf es nicht einfach nur einer Kamera, einem Aufnahmeknopf und einem Ausstrahlungsort, sondern einem vollständig überarbeiteten Kommunikationskonzept und einem kompetenten Team vor und hinter der Kamera. Die Botschaft dabei war von Anfang an klar: Wir wollen von hohen politischen Amtsträgern wie Bundes- und Landtagsabgeordneten, über Vertreter von Landkreisen, Kommunen und Gemeinden, bis hin zu Vereinen, Bürgerinitiativen, Presse und einzelnen Bürgerinnen und Bürger der verschiedenen Regionen, alle Zielgruppen informieren können.

Genau aus diesem Grund musste ein neues Konzept realisiert werden. Denn nur wenn alle Zielgruppen im Voraus definiert und eingegrenzt sind, können sie im nächsten Schritt auch angesprochen werden. Unterschiedliche Zielgruppen bedeuten verschiedene Anspruchsgruppen, was wiederum bedeutet, dass wir die Formate, die digitale Kommunikation mit sich bringt, neu entwickeln und an die jeweiligen Zielgruppen anpassen mussten.

Unsere vorproduzierten Videos, die jederzeit kostenfrei auf der Projektwebseite der Fulda-Main-Leitung angesehen werden können, bilden die Grundlage für die digitalen Sprechstunden und Konferenzen. Der große Vorteil den wir darin sehen ist die Tatsache, dass diese Videos von allen Interessierten on demand, also auf Verlangen jederzeit – unabhängig von Ort und Zeit – angesehen werden können.

In den digitalen Sprechstunden hat man dann die Möglichkeit, Fragen, die im Zuge der Videos oder durch andere Faktoren entstanden sind, an das Team der Fulda-Main-Leitung zu stellen und unmittelbar beantwortet zu bekommen. 

Virtuelle Informationsveranstaltungen die auch in Zeiten der COVID-19-Pandemie durch Korridorsprechstunden, Fachgespräche und offene Sprechstunden stattfinden können, unterstützen die Kommunikation in diesen ungewöhnlichen Zeiten enorm. Sie eröffnen einen neuen Kommunikationshorizont, der auch längerfristig von Vorteil für die externe Kommunikation sein kann.

Zusammenfassend können wir nach der ersten Woche sagen, dass es uns sehr viel Spaß macht, diese neuen Formate auszuprobieren. Sie bieten uns eine gute Möglichkeit, den Kontakt mit den Regionen nicht ganz zu verlieren, auch wenn sie den persönlichen Kontakt nicht ersetzen können.

Kontakt

Cindy Schemmel

Cindy Schemmel

Referentin für Bürgerbeteiligung